Niektóre jak stanowią przepisy mogą być rozciągnięte w czasie nawet na kilkadziesiąt lat, o czym niejeden przedsiębiorca nawet nie ma pojęcia. Tymczasem przepisy prawa szczegółowo określają, przez jaki czas i w jakiej formie trzeba przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów, a niewypełnianie tego obowiązku zakończyć się może dla przedsiębiorcy przykrymi konsekwencjami. W przypadku akt pracowniczych czas ten wynosi kilkadziesiąt lat, i jest to konieczne do tego, żeby pracownicy mogli w przyszłości otrzymać informacje potrzebne do obliczenia podstawy emerytury. Wielu przedsiębiorców trzyma większość dokumentów w lokalu firmowym.
Źródło: http://www.flickr.com
Jednak z niejednego powodu może to być bardzo ryzykowna decyzja. Często dokumenty wynosi się do piwnic, gdzie tam niesprzyjające warunki, wilgoć i grzyby spowodować mogą ich uszkodzenie. Poza tym firma może przenieść się do innej siedziby i po prostu zagubić akta, a w skrajnej sytuacji skończyć działanie, i wówczas nie wiadomo co się z dokumentami może stać.
Aby zagwarantować odpowiednie bezpieczeństwo danych i łatwą dostępność do nich w każdej chwili, można przemyśleć skorzystanie z pomocy profesjonalnej firmy zajmującej się archiwizowaniem danych. Usługi archiwizacyjne Łódź to całościowa archiwizacja dokumentów firmowych i ich posegregowanie, dzięki czemu dostęp do nich jest wygodny oraz szybki. Usługi tego typu polecane są szczególnie dla przedsiębiorstw, w których zrobienie prawdziwego archiwum nie jest możliwe (cennik archiwizacji dokumentów). Dzięki niedużym opłatom wszystkie dokumenty, jakie mają być przechowywane przez dłuższy okres czasu będą w archiwum odpowiednio przygotowane, wyczyszczone i archiwizowane przez wymaganą ilość lat.
Profesjonalne archiwa posiadają odpowiednie pomieszczenia, z odpowiednimi parametrami wilgotności i temperatury. Są one bardzo dobrze chronione przed możliwością zaprószenia ognia, a oprócz tego coraz powszechniej stosuje się także archiwa w postaci cyfrowej. Dzięki zeskanowaniu dokumentów użytkownicy dostają bardzo szybki dostęp do całego archiwum, a dodatkowo jest to świetne zabezpieczenie (nakładanie foli na auto wrocław) w przypadku straty papierowych dokumentów (oferta na www w zakresie obrotu odpadami papierowymi).