Po co musisz niszczyć papiery w pracy?

W większości biur notorycznie wyrzucane są bardzo duże ilości różnorodnych dokumentów. Niektóre z nich są całkowicie bezwartościowe, jednakże z pewnością można w nich znaleźć także i takie, które zawierają znaczące informacje. Mogą to być między innymi dane finansowe, plany sprzedażowe albo objęte szczególną ochroną dane personalne. Warto zatem przekonać się, w jaki sposób powinno przebiegać skuteczne niszczenie dokumentów w naszym biurze.

Zanim zakupimy odpowiednie niszczarki i polecimy wszystkim pracownikom niszczenie dokumentów, trzeba stworzyć … dokument, w jakim zamieszczone zostaną specjalne co do tego wytyczne. Z nim powinien zaznajomić się każdy nowy pracownik w firmie (porównaj). Należy nawet zorganizować szkolenie wyjaśniające, dlaczego trzeba niszczyć dokumenty oraz opisać zagrożenia, jakie mogą wynikać z nieodpowiedniego zabezpieczenia dokumentów oraz nieprawidłowego ich niszczenia.

Niszczenie dokumentów w miejscu, w którym powstały, jest bardzo bezpiecznym rozwiązaniem, ponieważ dzięki temu będziemy mieć pewność, że firmowe informacje są chronione i raczej nie dostaną się w niepowołane ręce. Oprócz tego na rynku współcześnie działa wiele firm pomagających w niszczeniu naszych dokumentów. Aczkolwiek należy pamiętać o tym, iż zlecając to zadanie zewnętrznej firmie, może istnieć pewne ryzyko, iż dostaną się one w nieodpowiednie ręce już na etapie ich transportu lub też podczas ich liczenia.

Poza tym należy dowiedzieć się, co z informacjami, jakie umieszczone są na elektronicznych nośnikach. Większość z nas usuwa dane w dość typowy sposób, np. formatując dyski. Powinniśmy jednak wiedzieć, że skasowanie i przywrócenie odzyskanych danych jest niezwykle łatwe, w związku z tym jeżeli posiadamy ściśle tajne informacje, należy umieszczać je na nośnikach optycznych, magnetycznych czy elektronicznych, które posiadają bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa.

Istotne jest również określenie miejsca niszczenia dokumentów. Powinno się znajdować w takim pomieszczeniu, do którego wszystkim pracownikom będzie „po drodze”. Jednocześnie warto uczulić ich na to, żeby pamiętali, jak istotne jest niszczeniniszczenie (zobacz obowiązki)ów w odpowiedni sposób. Dzięki temu przyczynimy się do zwiększenia bezpieczeństwa w firmie, a jednocześnie unikniemy przykrych konsekwencji.