Jak przyspieszymy przepływ faktur w przedsiębiorstwie, czyli o innowacyjnej księgowości

Właściciel niemalże każdej firmy zna ten problem: zanim faktury zostaną przekazane do archiwum, powinny zostać parafowane przez część pracowników. Tok jest długi i zawiły, ale jest prosty pomysł na jego uproszczenie. Jaki?

Obieg faktur między personelem nierzadko bywa koszmarny. Proces jest niesprecyzowany, pojedyncza faktura wraca do pracownika parokrotnie, albo zawierusza się gdzieś w stosie reszty dokumentów… Na szczęście, są dostępne jednak skuteczne narzędzia, przyspieszające przepływ dokumentów. Workflow faktur, czyli przepływ dokumentacji, opiera się na starannym zaplanowaniu kto, dla kogo i kiedy przekazuje dokumentację.

Proces często rozpisany jest za pomocą grafów i dzieli się na kilka punktów. Każdy z nich obejmuje zainteresowanych pracowników i określa zakres ich kompetencji. Precyzuje też, jaki musi być stan dokumentacji w danych częściach. Workflow faktur może być zaplanowany i kontrolowany przez fachowe rozwiązania informatyczne, ale właściciele firm mogą pójść jeszcze krok dalej w porządkowaniu procesu i zdecydować się na zautomatyzowany obieg faktur – . Do systemu wprowadzamy podstawowe dane (zobacz administrator danych) dokumentu, tzn. jego numer porządkowy, kwotę, której dotyczy oraz jednostkę rozliczeniową.

Następnie podajemy konkretne daty (np. dostania, nadania, otrzymania płatności) oraz dane klienta. Możemy budować własne bazy danych klientów, dzięki czemu, uzupełnianie takich dokumentów będzie jeszcze sprawniejsze. Dalej planujemy, jak będzie wyglądał obieg faktur – sprawdź informacje dot. obiegu faktur. System samodzielnie także może nam zaprojektować jego przebieg. W efekcie powstaje diagram, precyzujący do kogo i w jakim czasie trafi dany dokument. Proces finalizuje akceptacja faktury przez wskazaną osobę i ostateczna archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie znacznie usprawni przepływ dokumentów między pracownikami i zapewni większą przejrzystość w fakturach. Cały proces możemy przedstawić za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo wypróbować elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to umożliwią są dostarczane też przez polskie firmy. Już teraz używa ich kilkadziesiąt tysięcy osób.